مدیریت فناوری اطلاعات (IT)

فناوری اطلاعات یکی از فاکتورهای مهم پیشرفت در قرن بیست و یکم می‌باشد IT .موجب ایجاد دگرگونی و تحول در روش‌های زندگی، آموزش، کار و بازی خواهد شد. پیشرفت‌های مربوط به محاسبات کامپیوتر و فناوری ارتباطات، زیرساخت‌های جدیدی برای تجارت، پژوهش‌های علمی و فعالیت‌های اجتماعی ایجاد می‌کند. این زیرساخت گسترش داده‌ شده ابزارهای جدیدی را برای ارتباط داشتن با سراسر دنیا و کسب علم و دریافت اطلاعات به ما ارائه می‌دهد. تکنولوژی اطلاعات به ما کمک خواهد که بدانیم چه طور محیط اطرافمان را تحت تأثیر قرار دهیم و چطور از آن بهتر مراقبت کنیم IT . وسیله‌ای برای رشد اقتصاد است. IT محل کار را جذاب‌تر‌، کیفیت مراقبت‌های پزشکی را بهبود و دولت را مسئولیت‌پذیرتر و در دسترس‌تر برای برآوردن نیازهای شهروندان می‌کند.

 تعریف فناوری اطلاعات مربوط به سخت افزار و نرم‌افزار کامپیوتر برای پردازش، ذخیره‌سازی و انتقال اطلاعات است. فناوری اطلاعات (IT) علم و مهارت‌های همه جنبه‌های محاسبات، ذخیره سازی اطلاعات و ارتباطات است مبحث جدیدیست. IT که به سرعت رشد کرده و تغییرات بنیادی در دنیای کنونی ایجاد می‌کند. این تغییرات ناشی از انجام روش‌های تجارب جدبد، ایجاد تنوعات و سرگرمی‌های جدید و بوجود آوردن هنرهای جدید می‌باشد. تکنولوژی اطلاعات شامل موضوعاتی است که به علم و تکنولوژی کامپیوتر، طراحی، توسعه، نصب و پیاده سازی سیستم‌ها و نرم‌افزارهای اطلاعاتی مربوط می‌شود. فناوری اطلاعات به طراحی و استفاده از کامپیوتر و ارتباطات برای حل انواع مختلف مسائل مربوط می‌شود. بسیار جالب توجه است که کامپیوترهایی که در پنج سال پیش تولید شده‌اند، اکنون در تعداد زیادی از سازمان‌های بزرگ استفاده می‌شوند. ما پذیرفته‌ایم که تقریبا تمام صورتحساب‌ها و پرداخت ‌های ما از ادارات دولتی و سازمان‌های بزرگ توسط کامپیوتر چاپ می‌‌شوند و خدماتی مانند Bankcard و Medicare فقط به دلیل وجود آنکه کاربردهای کامپیوتر بسیار متنوع است، از چاپ صورتحساب‌ها گرفته تا کنترل کوره‌های بسیار حساس، همه آن‌ها نیاز دارند که در اطلاعاتشان در کامپیوتر ذخیره شده و برنامه‌ها توسط کامپیوتر با مهارت اداره شوند. به طور مثال یک خبرگزاری را در نظر بگیرید، این خبرگزاری به فناوری اطلاعات روی آورده و کلیه عملیات خود را با فناوری اطلاعات انجام می‌دهد و چهار اصل ذخیره، بازیابی، پردازش و انتقال اطلاعات را انجام می‌دهد. خبرنگار این خبرگزاری، خبر خود را به وسیله سخت‌افزار کامپیوتر و نرم‌افزار ویراستاری تحریر می‌کند و در قسمتی از کامپیوتر خود ذخیره می‌سازد (ذخیره اطلاعات). سردبیر خبر را بازخوانی می‌کند و تصحیح می‌نماید (بازاریابی اطلاعات)؛ و آن را روی سرور بر مبنای خروجی و فرمت خاص ارائه می‌دهد (پردازش اطلاعات). حال این خبر بر روی شبکه ملی پخش می‎‌شود (انتقال اطلاعات). پس چهار اصل ارتباطات را دارد و این چهار اصل خبرگزاری را به استفاده از فناوری اطلاعات سوق داده است.

بعضی از مفاهیم اصلی در استفاده از کامپیوتر عبارتند از : 

روش‌های سازمان‌دهی شده برای برنامه‌ریزی کامپیوترها جهت اداره اطلاعاتشان

سازمان‌دهی اطلاعات ذخیره شده در سازمان

ساختمان داده‌ها

مفاهیم اصولی در طراحی کامپیوتر؛ معماری کامپیوتر شبکه‌های کامپیوتری؛ ارتباطات داده‌ها و شبکه‌های کامپیوتری علاوه بر مفاهیم اساسی بالا، تکنیک‌های خاصی وجود دارد که در انواع کاربردهای خاص مورد نیاز می‌باشد . در وهله اول، برای مثال، در کاربردهای تجاری، نیاز به ذخیره اطلاعات زیادی می‌باشد. یک شرکت بیمه، برای مثال نیاز دارد که جزییات همه سیاست‌های مربوط به دریافت‌کنندگان بیمه را نگه‌داشته و به سؤالات مربوطه پاسخ دهد. ثانیاً در کاربردهای علمی، مقدار اطلاعاتی که باید ذخیره شود معمولاً بسیار کم است، اما محاسباتی که روی اطلاعات باید انجام گیرد بسیار پیچیده است . بالاخره طراحی کامپیوترها برای استفاده در خانه و یا اداره و یا لوازمی مانند ماشین‌ها، اجاق‌ها، چرخ خیاطی و ماشین تحریر به مهارت‌های خاصی نیاز دارد. فناوری اطلاعات به ایجاد، جمع‌آوری، پردازش، ذخیره و تحویل اطلاعات و فرآیندها و تدابیری که همه این‌ها را امکان‌پذیر می‌سازد اشاره می‌کند. ایده اصلی فناوری اطلاعات ایجاد زندگی مفیدتر و مؤثرتر می‌باشد.

 مدیریت فناوری اطلاعات 

به مفهوم ساده یعنی توانایی، مهارت و بهره‌مندی از افزارها و ابزارهای دیجیتالی (تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری) به منظور تولید، پردازش، نگهداری، جمع‌آوری، ذخیره، حفاظت، توزیع، انتقال و بازیابی داده‌ها و اطلاعات به شکلی مطمئن و امن جهت بهبود در وضعیت عملکرد سازمان. به عبارت دیگر مدیریت مطالعه، طراحی، توسعه، پیاده‌سازی، پشتیبانی یا مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی بر علم رایانه، خصوصاً برنامه‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزار با رعایت امور امنیتی بر روی بستر‌های زیرساختی به همراه امور نشر و انتقال دیتا و اطلاعات را مدیریت فناوری اطلاعات می‌گویند. مدیریت فناوری اطلاعات به اطلا‌عات عمومی مدیریت و همچنین مرتبط به فناوری اطلاعات، تجربه در امور منابع انسانی، داشتن روحیه کاری مرتبط به همراه قبول مسئولیت در پست مدیریتی، درک تغییرات سریع فناوری و تأثیرات ناشی از آن بر محیط و پیرامون کسب وکار نیاز دارد.

یک مدیر فناوری اطلاعات به اقتضای ماموریتی که به او سپرده شده است، باید علاوه بر مهارت‌های عمومی مدیریتی، دارای مهارت‌های خاص مرتبط با فناوری اطلاعات نیز باشد. هفت مورد از مهم‌ترین مهارت‌هایی که یک مدیر در مقام عمل نیاز فراوانی به آن‌ها خواهد داشت از قرار زیر است 

1- تجربه به‌کارگیری فناوری اطلاعات در خدمت سازمان

فناوری اطلاعات به خودی خود و به تنهایی چندان کارآمد نیست. این فناوری معمولا هنگامی ارزش‌های اصلی خود را نشان می‌دهد که در ارتباط با کاربردهای واقعی و نیازهای عینی سازمان بکار رفته شود. آن دسته از مدیران IT که بدون توجه به خصوصیات و مقتضیات خاص هر سازمان می‌خواهند نسخه واحد و یکسانی برای پیاده سازی فناوری اطلاعات ارائه کنند، معمولا نتیجه چندان مطلوبی نمی‌گیرند. در اغلب موارد یک مشکل اساسی این است که ابزارهای نصب شده واقعا در خدمت اهداف سازمان عمل نمی‌کنند. در این شرایط معمولا بهترین راه‌حل این است که CIO دنبال راهکارهای خاص فناوری اطلاعات برای همان سازمان باشد، نه اینکه بر پیاده سازی یک سیستم عمومی و همه منظوره، اصرار ورزد. 

سیستم‌های همه منظوره بهره‌وری مورد انتظار را در مقایسه با گستره کلی فعالیت‌های سازمان ایجاد نمی‌کنند. خوشبختانه فناوری اطلاعات یک ابزار انعطاف پذیر است. مهم است که از این ویژگی فناوری اطلاعات هنگام تطبیق آن با نیازهای واقعی سازمان استفاده کنیم. آشنایی با این موضوع مهم در مدیریت فناوری اطلاعات نیاز به تجربه و دانش تخصصی ویژه‌ای دارد.

2- ارتباطات 

ما در دوره‌ای زندگی می‌کنیم که مدیران فناوری اطلاعات اغلب در یک تلاش دائمی برای دفاع از نظریه بکارگیری فناوری اطلاعات برای افزایش بهره‌وری سازمان و توجیه فواید آن به سر می‌برند. در چنین شرایطی خیلی مهم است که یک CIO، خود در رابطه با یکی از مهم‌ترین مولفه‌های کاربری فناوری اطلاعات، یعنی ارتباطات موفق عمل کنند. در اینجا مقصود ما از ارتباطات، روابط انسانی خصوصا از طریق ابزارهای الکترونیکی است. قابل قبول نیست که کسی مروج بکار گیری IT در سازمان باشد، اما خود در ارتباط گیری با سایر افراد (خصوصا با استفاده از ابزارهای IT) ضعیف عمل کند. یک مدیر فناوری اطلاعات باید در زمینه استفاده از ابزارهای الکترونیکی برای انجام امور ارتباطی روزانه خود از قبیل ارسال و دریافت منظم ایمیل و انجام کارهای اداری به شیوه الکترونیکی، برای دیگر اعضای سازمان الگو باشد وگرنه در جا انداختن این نظریه که الکترونیکی کردن امور نهایتا به نفع سازمان است موفقیت اندکی به دست خواهد آورد. به زبان ساده‌، دیگر افراد سازمان باید به چشم خود ببینند که چگونه یک CIO با تکیه بر ابزارهایی که استفاده از آن‌ها را تبلیغ می‌کند، خود به موفقیت‌هایی دست می‌یابد.

3- توانایی استخدام، پرورش و به کارگرفتن نیروی متخصص در زمینه IT

یکی از چالش های دائمی در مدیریت فناوری اطلاعات، مدیریت نیروی انسانی ماهر در این حوزه است. خیلی اوقات ذهن این افراد ناگزیر است با سرعت زیاد انبوه درهمی از وقایع، وضعیت‌ها و راه‌حل‎‌ها را (نوعا در ارتباط با مسائل تکنیکی فناوری اطلاعات) پردازش کتد و به تصمیم‌گیری بپردازد. به همین دلیل در میان این قشر از متخصصان، افراد حساس، عصبی، پر توقع و پرخاشگر کم نیستند. تجربه نشان داده است که تعامل موفق با این افراد فقط به صبر و شکیبایی نیاز ندارد، بلکه بهره‌مندی از سطحی از دانش علمی و فنی نیز ضروری است تا CIO توانایی بالقوه رویارویی با چالش‌های برخاسته از سوی این متخصصان را داشته باشد. یک فناوری مدیر اطلاعات با اندوخته علمی و تجربی اندک، قادر به مهار متخصصان IT شاغل در سازمان نیست. متخصصان IT اگر بخواهند، برای فرار از مسئولیت‌های خود به اندازه کافی باهوش هستند. بنابراین به محض اینکه احساس شود مدیر IT یک سازمان دانش و تسلط اندکی بر مسائل فنی دارد، انواع کارشکنی‌ها، کم‌کاری‌ها و خرابکاری‌ها (مانند هک و مشکلات امنیتی) سازمان را تهدید می‌کند. همین نکته هنگام استخدام و پرورش نیروی انسانی متخصص نیز اهمیت دارد. به تجربه ثابت شده که وقتی یک متخصص IT هنگام استخدام با یک مدیر باهوش و کاردان روبرو می‌شود، برای انجام وظایف و مسئولیت‌های خود مصمم‌تر می‌شود و بهره‌وری بهتری از خود نشان می‌دهد.

4- آگاهی از گزینه‌های فناوری

یکی از مشکلات عمومی مدیران فناوری اطلاعات در سازمان‌های مختلف عدم اشراف به گزینه‌های مختلف فناوری اطلاعات در یک زمینه خاص است. گاهی اوقات دیده می‌شود که یک مدیر IT هنگام انتخاب یک راه‌حل (solution) و پیاده‌سازی آن در سازمان، دید کوته بینانه‌ای نسبت به تنوع گزینه‌های پیش رو دارد. تعصب نسبت به نوع خاصی از محصول و یا فناوری‌ها، از بدترین و مخرب‌ترین اشکال ایم محدودیت نگته هستند. البته هیچ ایرادی ندارد که هر کدام از متخصصان فناوری اطلاعات به یک سری از فناوری‌ها و ابزارها علاقه و گرایش داشته باشند و اصولا معنای گرایش تخصصی همین است. ولی یک مدیر فناوری اطلاعات که تیمی از متخصصان را اداره می‌کند باید جامع نگر باشد. اینکه با پیش داوری و بدون مطالعه و برررسی گزینه های پیش رو، به دلیل علاقه یا تعصب، هر بار خودمان را به محصولات خاصی محدود کنیم و از فناوری‌ها و ابزارهای دیگر چشم بپوشیم، ریسک استفاده از فناوری اطلاعات را بالا می‌برد. زیرا هر ابزار و سیستم خاصی، معایب و مزایای خاص خود را داردو این گونه نیست که یک گروه از سیستم‌ها را بتوان برای همه مقاصد و کاربردها به عنوان گزینه ایده‌آل در نظر گرفت. معمولا برای هر کاربردی و بسته به شرایط، یک مارس یا یک گروه از ابزارهای شناخته شده در بازار محصولات و راهکارهای IT کارایی بیشتری دارند.

5- شناخت دقیق از مسائل امنیت در فناوری اطلاعات

فراهم کردن بستری امن برای گردش اطلاعات در سازمان‌ یکی از مهم‌ترین وظایف یک مدیر فناوری اطلاعات است. کسب موفقیت در چنین مسئولیتی مستلزم شناخت کافی و دقیق از چالش‌های بالقوه پیش روی امنیت دستگاه‌ها و شبکه سازمان و مجهز بودن به دانش و تجربه فنی و تخصصی لازم برای پیشگیری از حوادث ناخوشایند است. داشتن یکی از مهارت‌هایی که در همین زمینه ضروری است، مهارت به کارگرفتن نیروی متخصص در زمینه امنیت شبکه است. بدیهی است که CIO بسته به میزان گستردگی فعالیت‌های سازمان مطبوعش ناگریز از درگیر شدن با طیف وسیعی از مشکلات و مسئولیت‌ها است و نباید توقع داشت یک مدیر فناوری اطلاعات دقیقا در کسوت یک کارشناس امنیت شبکه ظاهر شود. اما چون موضوع امنیت اطلاعات سازمان موضوع حساسی است، نیازمند توجه ویژه است و نمی‌توان مدیریت آنرا به طور کامل به متخصصان امنیت اطلاعات سپرد. حتی گاهی اوقات وضعیتی بوجود می‌آید که یک CIO باید بتواند پیش از چاره اندیشی برای مقابله با یک حادثه امنیتی، ابتدا نسبت به امانت‌داری و صداقت متخصصان امنیتی شاغل در سازمان اطمینان حاصل کند. زیرا بعضی اوقات منشا رخنه‌ها و خرابکاری‌ها همان جاست. بنابراین در شرایط اضطراری، میزان اشراف و آگاهی مدیر فناوری اطلاعات از مسائل تکنیکی مرتبط با امنیت شبکه و سیستم‌ها نقش تعیین کننده‌ای در مهار چالش‌های مربوطه دارد. 

6- درک TCO و ROI 

دو موضوع مهم دیگری که یک مدیر فناوری اطلاعات باید حتما اطلاعات کافی درباره آن‌ها داشته باشد، یکی نحوه محاسبه هزینه تمام شده مالکیت ابزارهای فناوری اطلاعات یا اصطلاحا TCO و دیگری روش تخمین زدن میزان بازگشت سرمایه، در زمینه فناوری اطلاعات یا ROI می‌باشد.

آگاهی از روش محاسبه پارامتر اول به مدیر فناوری اطلاعات کمک می‌کند که هنگام تصمیم گیری درباره خرید هر محصول، راه‌حل، سیستم عامل و یا سخت افزار، ارزیابی واقع بینانه‌ای از هزینه‌های جاری و آتی مرتبط با انتخاب خود داشته باشد. گاهی اوقات خریدن یک محصول ارزان قیمت وسوسه انگیز به نظر می‌آید. ولی بعدا هزینه‌های جاری مرتبط با آن محصول به شدت بالا می‌رود. مثلا ممکن است هنگام خریدن یک چاپگر لیزری برای شرکت یا سازمان چنین وضعیتی رخ دهد. گاهی اوقات نیز برعکس این وضعیت اتفاق می‌افتد. یعنی تحت تاثیر نظر و رای دیگران (و گاه اعتقاد شخصی خودمان) محصولی را می‌خریم که ظرفیت پاسخگویی آن خیلی بیشتر از نیاز واقعی ما است. در چنین شرایطی ممکن است پول زیادی برای یک کار متوسط خرج شود. درست مثل این می‌ماند که برای اپراتور شرکت، کامپیوترهای فوق‌العاده سریع و قوی بخریم، حال آن‌که آن‌ها کاری بیشتر از تایپ با آن انجام نمی‌دهد. در رابطه با عامل ROI نیز رویکرد مشابهی وجود دارد. میزان بازگشت سرمایه در زمینه فناوری اطلاعات به سه مولغه هزینه، فایده و ریسک مربوط است. یک سرمایه گذاری موفق هنگامی اتفاق می‌افتد که با کمترین هزینه و ریسک، بیشتر فایده از به کارگیری یک محصول یا راهکار مبتنی بر فناوری اطلاعات حاصل شود.

7- آشنایی کامل با کسب و کار الکترونیکی 

آگاهی از این واقعیت که پیاده سازی و به‌کارگیری فناورری اطلاعات در یک سازمان نهایتا منجر به برپا شدن درجاتی از کسب و کار الکترونیکی در سازمان می‌شود، برای هر CIO یک ضرورت است. در ابتدا همه چیز با چند کامپیوتر ساده شروع می‌شود و سپس با مقولاتی همچون اینترنت و ایمیل ادامه پیدا می‌کند. به تدریج قسمت بیشتری از امور جاری سازمان‌ با فعالیت‌های متکی بر کامپیوتر و اینترنت گره می‌خورد تا آنجا که دیگر بقای کسب و کار سازمان بدون بهره‌گیری از ابزارها قابل تصور نیست. به تعبیری این همان کسب و کار الکترونیکی است. گاهی اوقات مفهوم تجارت الکترونیکی (E-Commerce) که نوع خاصی از کسب و کار الکترونیکی (E-Business) است، با مفهوم اخیر اشتباه گرفته می‌شود. معنای عام این اصطلاح همانا الکترونیکی شدن امور جاری سازمان است. اما به طور خاص برای ساماندهی این شیوه از کسب و کار ممکن است از محصولات، نرم‌افزارها و راهکارهای ویژه‌ای نیز استفاده شود. در هر صورت خیلی مهم است که یک مدیر فناوری اطلاعات بتواند تخمین واقع بینانه‌ای از نیازهای آتی سازمان در این زمینه داشته باشد. دقیقا همان‌طور یک شرکت بزرگ نیازمند سپردن کار نگهداری از تاسیسات آب و برق و تهویه ساختمان به مسئولین مربوطه است، زیر ساخت اطلاعاتی سازمان (اعم از شبکه، کابل‌ها، سخت‌افزارها و نرم‌افزارها) نیز بخش جدایی ناپذیر از نیازمندی‌های کسب و کار سازمان به شمار می‌روند. با این تفاوت که فناوری اطلاعات چیزی بیشتر از یک زیر ساخت مدرن برای کسب و کار سازمان بلکه جزئی از فرآیند روزانه آن محسوب می‌شود. همانطور که مدیران عادی یک سازمان برای بالا بردن دانش و مهارت خود در حوزه عمومی مدیریت، دوره‌های تخصصی ویژه‌ای را در زمینه حسابداری و بازرگانی می‌گذرانند، می‌توان حدس زد که لازم است مدیران مرتبط با موضوع فناوری اطلاعات، خصوصا CIO دارای حداقلی از دانش تخصصی مرتبط با کسب و کار الکترونیکی باشند.

سیستم‌های مرتبط با فناوری اطلاعات 

در پنجاه سال گذشته تحولات گسترده در زمینه رایانه، تغییرات عمده‌ای را در عرصه‌های متفاوت حیات بشری داشته‌اند. انسان همواره از فناوری استفاده نموده و کارنامه حیات بشری مملو از ابداع فناوری‌های اطلاعات که از آنان به عنوان فناوری‌های جدید و کاربردی یاد می‌شود بیشترین تاثیر را در حیات بشری داشته‌اند. دنیای ارتباطات و تولید اطلاعات به سرعت در حال تغییر بوده و ما امروزه شاهد همگرایی آنان بیش از گذشته با یکدیگر بوده، به‌گونه‌ای که داده‌ها و اطلاعات به سرعت و در زمانی غیر قابل تصور به اقصی نقاط جهان منتقل و در دسترس استفاده کنندگان قرار می‌گیرد. فناوری اطلاعات (Information Technology)، بدون شک تحولات گسترده‌ای را در تمامی عرصه‌های اجتماعی و اقتصادی بشریت به دنبال داشته و تاثیر آن بر جوامع بشری بگونه‌ای است که جهان امروز به سرعت در حال تبدیل شدن به یک جامعه اطلاعاتی است. 

نقش فناوری اطلاعات در سازمان‌های امروزی و عملکرد سازمان‌ها 

در قرن بیست و یکم، اکثر سازمان‌های دولتی و خصوصی فعالیت‌های خود را به صورت اقتصاد دیجیتالی و مبتنی بر استفاده از فناوری‌های دیجیتالی پایه ریزی می‌کنند. این نوع اقتصاد تحت عنوان اقتصاد اینترنتی، اقتصاد تحت وب و اقتصاد جدید نیز نامیده می‌شود. در این شکل جدید از اقتصاد زیر ساخت‌های دیجیتالی، بسترهای لازم برای همکاری، ارتباط، جست و جوی اطلاعات و فعالیت‌های افراد و سازمان‎‌ها را فراهم می‌کند. این بستر شامل موارد زیر می‌شود:

-  انجام مبادلات مالی مصرف کنندگان و شرکت‌ها به صورت دیجیتالی

- تغییر قالب بسیاری از محصولات مانند کتاب، مجله، برنامه‌های رادیو و تلویزیون، فیلم‌ها، بازی‌های الکترونیکی، لوح‌های موسیقی و نرم‌افزارهای رایانه‌ای به شکل دیجیتالی

در اقتصاد دیجیتالی، فعالان اقتصادی بطور فزاینده‌ای کارهای اساسی خود از قبیل خرید و فروش کالا و خدمات و همکاری‌های تجاری را به صورت الکترونیکی انجام می‌دهند. چنین فرآیندی به عنوان تجارت الکترونیکی یا کسب و کار الکترونیکی نامیده می‌شود. همچنین افراد و سازمان‌ها از فناوری دیجبتالی جهت دسترسی به اطلاعات ذخیره شده در مکان‌های جغرافیایی مختلف و برقرای ارتباط و همکاری با یکدیگر استفاده می‌کنند و افراد می‌توانند رایانه‌هایشان را به اینترنت یا اینترانت سازمان‌های خود متصل کنند. علاوه بر آن بسیاری از سازمان‌ها اینترانت خود را به اینترانت شرکای خود متصل کرده‌اند که به این نوع از شبکه‌ها از طریق کابل کشی و سیستم‌های با سیم انجام می‌شد ولی از سال 2000 به بعد اکثر ارتباطات و همکاری‌های از راه دور به کمک سیستم‌های بی‎سیم انجام می‌شود. سازمان‌ها در محیطی پر تنش، غیر قابل پیش بینی، پیچیده و به سرعت در حال تغییر برای کسب سود بیشتر، حفظ بازار و بطور کلی بقا و رشد خویش در رقابتند و برای رسیدن به این اهداف باید توانایی واکنش سریع در برابر تهدیدات و فرصت‌های موجود در چنین محیط پویای را راداشته باشند. سازمان‌ها باید عوامل محیطی تاثیر گذار بر فعالیت‌های سازمانی مانند عوامل اجتماعی، قانونی، اقتصادی، فیزیکی و سیاسی را به خوبی بشناسند چراکه ایم عوامل می‌توانند موجب فشار بر سازمان شوند. این فشارها بطور کلی به سه دسته فشارهای بازار، فشارهای فناوری و فشارهای اجتماعی طبقه بندی می‌شوند. 

واکنش‌های سازمانی به فشارهای کسب و کار و پشتیبانی فناوری اطلاعات

سازمان‌ها به کمک فناوری اطلاعات از قبیل سیستم‌های استراتژیک، تمرکز بر مشتری، تولید انبوه سفارشی و تجارت الکترونیکی به فشارهای کسب و کار واکنش نشان می‌دهند. در ادامه به شرح مختصری از هر یک از این واکنش‌ها می‌پردازیم:

-  افزایش سهم بازار 

- افزایش درآمد

- مذاکره سودمند با تامین گنندگان

- جلوگیری از ورود رقبا به بازار فروش سازمان‌ها

 تلاش سازمان‌ها برای ارائه خدمات بهتر می‌تواند در جذب و نگهداری مشتریان موثر باشد. فناوری اطلاعات ابزرا و فرآیندهای کاری بی‌شماری را جهت حفظ رضایت در مشتریان فراهم کرده است. تولید سفارشی یکی از استراتژی‌های تولید محصولات و ارائه خدمات مطابق میل و خواسته متریان است و دغدغه اصلی صنایع تولیدی و خدماتی چگونگی سفارشی سازی کالا با قیمتی معقول و ارزان است. بخشی از راهکارها سفارشی سازس تولید و سرویس‌دهی تغییر فرآیند صنایع از تولید انبوه به تولید انبوه سفارشی است. در تولید انبوه و تولید انبوه سفارشی حجم بالایی از محصولات یکسان تولید می‌شود با این تفاوت که در تولید انبوه سفارشی برخی از گزینه‌های محصول مطابق خواسته مشتری سفارشی می‌شود.

 بررسی ارتباط میان مدیریت تحول، تکنولوژی اطلاعات و کسب و کار

شاید مهم‌ترین و مشکل‌ترین فرآیند در هر سازمان ایجاد تحول و تغییر در سازمان باشد چراکه در محیط متغیر امروزی سازمان‌ها باید با توجه به تغییرات محیط متحول شده و از خود واکنش نشان دهند در غیر این صورت در ورطه نابودی قرار می‌گیرند. با توجه به اهمیت تغییر در تحول سازمان بویژه در زمینه کسب و کار در این فصل تلاش می‌شود تا به بررسی تاثیر مدیریت تحول بر فناوری اطلاعات و کسب و کار پرداخته شود و بدین منظور ابتدا مدیریت تغییر و تحول تعریف شده، مدل‌های مربوطه ارائه گردیده و علل مقاومت در مقابل تغییر و تحول بررسی می‌گردد و در پایان رابطه بین مدیریت تحول و کسب و کار و فناوری اطلاعات با ارائه یک مدل توضیح داده شده است.

در زمان کنونی سازمان‌ها بصورت فزاینده‌ای با محیط پویا و در حال تغییر رو‌به‌رو هستند و مجبور شدند که خود را با این عوامل محیطی وفق دهند. تکنولوژی موجب تغییر کارها در سازمان‌ها شده است. برای مثال بجای سرپرستی مستقیم، کارها بوسیله کامپیوتر کنترل می‌شود که در نتیجه باعث گردیده تا حوزه کنترل مدیران گسترش یابد و سازمان‌ها در سطح افقی گسترده‌تر شوند. تکنولوژِی پیشرفته اطلاعاتی باعث شده است که سازمان‌ها بگونه‌ای در حال آماده باش باشند. بطور کلی تغییرات سازمانی در دو دسته صورت می‌‌گیرد:

تغییرات برنامه‌ریزی نشده

بسیاری از سازمان‌ها پدیده تغییر را یک رویداد تصادفی می‌دانند ولی تغییر فرآیندی است که آگاهانه و از قبل برنامه‌ریزی شده می‌باشد. بنابراین ارائه راهکارهایی جهت انجام تغییرات برنامه‌ریزی شده با در نظر گرفتن تکنولوژی اطلاعات می‌باشد. اصولا این نوع تغییرات در پی تامین دو هدف هستند. نخست می‌خواهند توانایی سازمان را بالا ببرند تا خود را با تغییرات محیط وفق دهند. دوم در پی تغییر دادن رفتار کارکنان هستند. (رابین، 1381)

فناوری اطلاعات در کسب و کار

در اثر انقلاب اطلاعات، نوع کارها، مشاغل و مهارت‌ها تغییر کرده است. چیزی که مسلم است، نقش IT در این تغییرات از اهمیت بیشتری برخوردار می‌باشد. بر اساس آمارها در سال‌های اخیر مشاغل مبتنی بر اطلاعات و خدمات مربوطه بالاتربن درجه ایجاد شغل را به خود اختصاص داده‌اند. شرکت‌های پیشرو در زمینه کسب و کار الکترونیک میان فناوری اطلاعات، مدیریت تغییر و مدیریت بازار پیوند استواری برقرار می‌سازد. می‌توان گفت شرکت‌هایی که در زمینه تجارت الکترونیک فعالیت می‌کنند به دو گروه اصلی تقسیم می‌شوند. چابک‌‌ها و کندروها

چابک‌ها گروهی هستند که کسب و کار اصلی خود را زودتر از رقیبان به حوزه IT وارد نموده‌اند. کندروها گروهی هستند که دیرتر توانسته‌اند از IT استفاده کنند و در نتیجه کمترین بهره‌برداری را آن نموده‌اند. چابک‌ها فناوری اطلاعات را با آغوش باز پذیرفته و آن را فرصتی برای ارزیابی و بهسازی کسب و کار کنونی بحساب می‌آورند. این سازمان‌ها هرگز منتظر اعمال تغییر از سوی محیط نمی‌مانند و به تجربه‌های گوناگون دست می‌زنند تا به روند مناسب برسند. کندروها بگونه‌ای دیگر با موضوع و دگرگونی روبرو می‌شوند با انکار پدیده نو آغاز می‌کنند و بجای پرسش و جستجو در زمینه توانمندی‌های فناوری نوین آن‌را کم اهمیت جلوه می‌دهند.

مدیریت تحول IT و کسب و کار

در محیط پویا و درحال تغییر امروزی، شرکت‌ها برای بقا و حفظ موقعیت خود ناچار به تغییر هستند. تغییر مدل کسب و کار مبتنی بر مدیریت تغییر بر افزایش قابلیت‌ها برای تغییر و یادگیری تاکید می‌کند و شامل استراتژی، فرآیندهای کسب و کار، ساختار، فرهنگ، تکنولوژی اطلاعات و سیستم‌های مدیریتی می‌باشدو بطور کلی می‌توان گفت در تغییر مدل کسب و کار با تمامی ابعاد مرتبط با آن‌را در نظر بگیریم و رویکردی سیستمی داشته باشیم. استفاده از تکنیک‌های مدیریتی فوق هر کدام به نوعی می‌تواند به درک درست از مدل کسب و کار و تغییر موثر آن کمک کند. مدیریت تغییر با ایجاد احساس نیاز و ضرورت برای تغییر در کارکنان آن‌ها را درگیر فرایندتغییر می‌نماید. چشم‌انداز و ارزش‌ها را تبیین نموده و برای رسیدن به آن‌ها برنامه‌ریزی کرده و ارتباطات و تعاملات موجود را تصحیح می‌نمابد. با مقاومت ایجاد شده در برابر تغییر مقابله نموده و تعهد افراد به تغییر را افزایش می‌دهد. برای تشکیل و بازنگری گروه‌ها، تعریف نقش و مسئولیت هر یک از افراد و ازیابی میزان پیشرفت از مدیریت پروژه می‌توان استفاده کرد. برنامه‌ریزی و مدیریت استراتژیک با تعریف اهداف استراتژیکی، شناخت فرصت‌ها و تهدیدها، تجزیه و تحلیل ملزومات، تغییر و تنظیم تغییرات هماهنگ با استراتژی‌های سازمان، بسط و افزایش دانایی در سازمان‌ها، تبیین اصول سازمانی و روش‌های اجرایی و در نهایت طراحی مجدد فرآیندها جهت رسیدن به سطوح مطلوب، سنجش عملکرد و بهبود مستمر فرآیند به فرآیند تغییر مدل کسب و کار کمک می‌کند. از تکنیک‌های مدیریت تکنولوژی هم می‌توان برای هدایت و مدیریت زیر ساختارها همچون آنالیز و طراحی، هماهنگ نمودن سیستم‌های وابسته، اختصاصی سازی، انتخاب نرم‌افزار و نصب و سایر فعالیت‌های تکنیکی در مورد سیستم‌های اطلاعاتی و تکنولوژیکی استفاده نمود. برای اطمینان از تناسب بین اجزای مدل دو نوع کنترل کننده مهم وجود دارد: استراتژیکی و سازمانی. تنظیم استراتژیکی برای تطبیق چشم انداز استراتژیک با عملکرد سایر سیستم‌ها و بسط دانش موجود در سازمان، بهبود فرآیندها، پروژه سازمانی و مدیریت تغییر سازمانی می‌باشد. در واقع بیانگر ضرورت تطبیق استراتژی، ساختار، سیستم‌ها، سبک و فرهنگ در طول تغییر سازمانی است.

تنظیم سازمانی جهت اطمینان از یکپارچگی فرآیندهای کسب و کار، ماژول‌های یکپارچه سازی و ساختار سازمانی از طریق مدل کسب و کار در سطح عملیاتی بیان می‌گردد. در طول پیاده‌سازی تغییر مدل کسب و کار، سازمان تحولی بزرگ را می‌گذارند که باید از نظر استراتژیکی برای آن برنامه‌ریزی شود و بر اساس آن عمل گردد. بکارگیری مدیریت استراتژیک در برنامه‌های فرآیند تغییر باعث استفاده بهینه از منابع کسب و کار و IT از طریق رویه‌ها و جریان کارهای نوآورانه می‌گردد. فرآیند مدیریت استراتژیک، در طول تغییر مدل کسب و کار شروع می‌شود و از آن‌ها مزایای تعریف شده را دارند. این فرآیند به افراد کمک می‌کند تا متوجه ضرورت تغییر و علاقه آن‌ها جلب شود. همچنین در طول تغییر برنامه مدل کسب و کار، تغییرات فرآیندهای کسب و کار، تغییرات فرآیندهای کسب و کار را باید با تغییرات سازمانی در سیستم‌های مدیریتی و ساختار تکمیل نمود. نبود مدیریت تغییر سازمانی مناسب، اغلب باعث شکست پروژه تغییر شده است. مدیریت تغییر سازمانی به همه جنبه‌های فردی، اجتماعی و فرهنگی توجه دارد و نیازمند پشتیبانی و تعهد مدیریت ارشد و انجام فعالیت‌های گوناگونی همچون بازنگری سیستم پاداش، ارتباطات، تفویض اختیار، آموزش، ایجاد فرهنگ برای تغییر و شبیه‌سازی آمادگی سازمان برای تغییر است.

نتیجه گیری

فرآیند تحول سازمانی فرآیندی پیچیده است که نیاز به تغییرات بلند مدت دارد. به منظور اعمال این تغییرات در سازمان باید فرهنگ سازمانی، استراتژی‌ها، اهداف کوتاه مدت و بلند مدت سازمان، تکنولوژی و اطلاعات نقش بنیادین ایفا می‌کنند. این مسئله زمانی از اهمیت بیشتری برخوردار می‌شود که مدیریت تحول تغییرات بنیادین بر روی فرآیند کسب و کار سازمان بگذارد. به منظور تحول در فرآیندهای کسب و کار باید زیر ساختارهای اصلی آن فراهم باشد. مهم‌ترین این زیر ساختارها فرهنگ سازمانی مناسب و تکنولوژی اطلاعات می‌باشد. تکنولوژی اطلاعات به مانند خونی در رگ‌های سازمان می‌باشد که منجر می‌شود تا اطلاعات از بالاترین سطح به پایین‌ترین سطح و برعکس در کوتاه‌ترین زمان ممکن انتقال پیدا کند. این مسدله منجر به تسریع شدن فرآیند تحول سازمانی می‌گردد که نهایتا سازمان قادر خواهد بود یک استراتژِی کسب و کار مناسب را با توجه به محیط در حال تغییر تدوین نماید.